Alternative måter å tilrettelegge for varsling om kritikkverdige forhold ?

Alternative måter å tilrettelegge for varsling om kritikkverdige forhold ?

Whistleblower employee concept and whistle blower symbol representing a person in society or a company exposing corruption as a red whistle shaped as a human head in a 3D illustration style.
 
Hvordan tilrettelegge for varsling om kritikkverdige forhold slik at virksomheten innfrir krav i Arbeidsmiljøloven, EU-direktivet og GDPR?Alle arbeidsplasser med minst fem ansatte skal i henhold til Arbeidsmiljøloven ha skriftlige rutiner for varsling om kritikkverdige forhold. Når ledelsen i virksomheten skal tilrettelegge for varsling om kritikkverdige forhold er det viktig å ha fokus på Lov om behandling av personopplysninger (GDPR), Arbeidsmiljøloven og EU-direktiv som trer i kraft 17 desember 2021.

Ønsker dere at ansatte skal varsle med brev, e-post eller personlig fremmøte, eller er tiden inne for å tenke digitalt?
Før du går videre og tar stilling til den løsningen som passer dere best, kan det være greit å se nærmere på lovverket i Norge og i EU.

I Norge er det er krav om at alle organisasjoner med fem ansatte og oppover skal tilrettelegge for varsling

  • Ledelsen plikter å utarbeide interne rutiner for varsling som skal oppfordre ansatte til å varsle. Rutinene skal beskrive hvordan arbeidstaker kan varsle og hvordan arbeidsgiver håndterer et varsel.(§2A-6) 
  • Arbeidsgivers plikter å motta, registrere, undersøke og å følge opp varslet innen rimelig tid (§2A-3)
  • Arbeidsgiver plikter å saksbehandle også anonyme varsler.
  • Arbeidsgiver skal ivareta alle involverte parter. Dette innebærer både varsler og den omvarslede.
  • Arbeidsgiver plikter å forhindre at varsler utsettes for gjengjeldelse, samt å gripe inn dersom det oppstår. 
  • Med gjengjeldelse menes i følge §2A-4 enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som en følge av eller en reaksjon på at arbeidstaker har varslet.
  • Kontradiksjon (å kunne motsi): Den eller de som er varslet mot skal ha rett til å få saken lagt frem for seg og få anledning til å uttale seg om saken

Hvem kan varsle?

  • Arbeidstakere
  • Innleide
  • Elever og studenter i praksis
  • Vernepliktig
  • Sivile tjenestepliktige
  • Pasienter
  • Deltakere i arbeidsmarkedstiltak

Hva kan man varsel om?

  • Fare for liv eller helse
  • Fare for klima eller miljø
  • Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
  • Myndighetsmisbruk
  • Uforsvarlig arbeidsmiljø
  • Brudd på personopplysningssikkerheten

EU direktivet:

 Direktivet som trer i kraft 17 desember 2021 kommer i tillegg til Arbeidsmiljøloven og her lister vi opp viktige punkter:

Arbeidsgivers plikter

  • Alle private virksomheter med mer enn 50 ansatte, alle offentlige virksomheter og alle virksomheter som tilbyr tjenester innen finans, forebygging av hvitvasking osv, gjelder plikt uansett størrelse. 
  • Arbeidsgiver pålegges å etablere kanaler og rutiner for intern varsling og oppfølging 
  • Mottaker som skal saksbehandle et varsel må være uavhengig og kompetent.
  • Varslingskanalene skal beskytte varslerens identitet
  • Varsler skal motta en bekreftelse innen syv dager og en tilbakemelding i saken innen tre måneder. 
  • Det er krav om at varslingskanalen skal muliggjøre både muntlig og skriftlig varsling. 
  • Varslingskanalen må legge til rette for varsling via telefon eller annen lydmeldingsfunksjon, samt muliggjøre fysisk fremmøte.

Hvem skal kunne varsle?

  • Arbeidstakere i privat og offentlig sektor 
  • Selvstendig næringsdrivende
  • Personer som er i en ansettelsesprosess
  • Tidligere ansatte
  • Aksjonærer
  • Frivillige, praktikant , andre som under tilsyn og ledelse av kontraktører, leverandører og underleverandører på vedkommende arbeidsplass. 
  • Formidlere og tredjeparter som har en forbindelse til varsleren (for eksempel: kollegaer, familiemedlemmer mv.)

Straff
Direktivet legger opp til at medlemsstatene skal innføre sanksjoner til virksomheter som ikke overholder kravene

Løsning?
For å imøtekomme EU-direktivet , Arbeidsmiljøloven og GDPR må ledelsen i samarbeid  med ansattes representanter bli enige om varslingsrutiner og valg av varslingskanal. Informasjon om varslingsrutiner for eksterne bør være tilgjengelig på virksomhetens hjemmeside.

Jeg er ikke interessert i å tilrettelegge for varsling!     
En kan også velge å ikke forholde seg til regelverket ved å ikke tilrettelegge for varsling. Det kan gå veldig bra helt noen har behov for å si fra. Dersom det ikke er tilrettelagt for å varsle internt, har en ansatt anledning til å varsle en offentlig instans som for eksempel til Petroleumstilsynet https://www.ptil.no/kontakt-oss/varsle-oss/varsling-av-kritikkverdige-forhold/ Offentlige myndigheter vil deretter kontakte ledelsen i virksomheten for å kartlegge hva som har skjedd.Andre ansatte går kanskje til media med sin sak, noe som igjen kan resultere i en negativ omtale av virksomheten. https://www.bt.no/nyheter/okonomi/i/kRMAlj/varslingssak-i-keolisNår saken havner i media, tar det ikke så lang tid før Arbeidstilsynet eller andre tilsyn kommer på besøk. Om virksomheten jobber med et anbud på samme tid, så kan du anta at negativ omtale vil svekke muligheten for å vinne anbudet.

Tre alternative muligheter for å tilrettelegge for varsling:  Det første ledelsen må ta stilling til er om de ønsker å tilrettelegge for en digital portal for varsling, eller om man vil spare penger ved å tilrettelegge for varsling ved å bruke kryptert e-post, samt et telefonnummer hvor man kan ringe.

Løsning 1: E-post og telefonnummer til saksbehandler

  • Dersom  virksomheten tilrettelegger for å benytte e-post ved varsling,så de sørge virksomheten sørge for at e-post er kryptert og at innkommende varsler saksbehandles og lagres på en trygg måte. Se gjerne Datatilsynet sin side: Finnes det spesielle krav for sending og lagring av sensitiv e-post?
  • Virksomheten kan informere om varslingsrutiner på intranettside og hjemmeside, samt opplyse om korrekt e-postadresse og telefonnummer til mottakere som kan gjøre noe med saken. 
  • Denne løsningen er mest prisgunstig i forhold til de to andre alternativene, men krever mer egeninnsats fra deg som arbeidsgiver.
  • Som behandlingsansvarlig er det viktig å overholde regelverk i GDPR: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/ Brudd på GDPR kan koste selskapet opp mot 4% av omsetningen
  • Arbeidsmiljøloven må også følges ved å tilrettelegge med skriftlige rutiner, verne varsler og den omvarslede, hindre innsyn med mer https://www.arbeidstilsynet.no/tema/varsling/sporsmal-og-svar-om-varsling/

Løsning 2: Eksternt varslingsmottak hos advokat eller bedriftshelsetjeneste

  • Virksomheten kan inngå avtale med en ekstern varslingsmottaker 
  • Ekstern varslingsmottaker vil tilrettelegge for at en kan varsle med navn eller som anonym.
  • Det er mulig for varsler å ringe til varslingsmottaker eller å møte opp på en adresse for å levere inn et varsel.
  • Mottaker vurderer om innkommende saker skal kategoriseres som et varsel, konflikt, klage eller et avvik. 
  • Dersom det er et varsel om kritikkverdige forhold vil ofte den ekstere mottaker av varselet undersøke saken. 
  • Noen går stille i dørene, snakker med dem som er involverte og konkluderer.
  • Andre gjennomfører faktaundersøkelser som kan koste dyrt, gi medieomtale og også påvirke de ansattes arbeidsmiljø.

Løsning 3: Intern og ekstern Digital portal for varsling

  • Denne løsningen gir virksomheten tilgang til å styre egen portal
  • Kan samarbeide med eksterne saksbehandlere etter behov
  • Administrator i virksomhet oppretter saksbehandlere internt 
  • Virksomheten kan inngå avtale med eksterne saksbehandlere
  • Kan tilrettelegge for at varsler velger hvem som skal motta varselet
  • Systemet skiller mellom internt ansatte og eksterne som varsler
  • Tilrettelegging for anonym digital varsling
  • Lydmelding er aktivert
  • QR-kode på varslingsplakat
  • Alle varsler er kryptert og ingen sensitiv informasjon sendes på e-post
  • Saksbehandler og lagring i systemet
  • Det kan også tilrettelegge for at et varsel går direkte til styreleder eller til en ekstern part.
  • Ledelsen kan hente ut rapport og statistikk
  • Kartleggingsverktøy tilgjengelig for alle kunder
  • Nettkurs for ansatte, saksbehandlere og administratorere av portalen
  • Opplæring og support i bruk av system for interne og eksterne saksbehandlere
  • Tilgjengelig på alle språk

MittVarsel.no               
Digitaliq AS tilbyr løsningen MittVarsel. Her har du som kunde har kontroll på egen portal og kan bruke eksterne rådgivere/ saksbehandlere etter behov. Dersom dere ønsker å kombinere med interne og eksterne mottakere av et varsel, kan det tilrettelegges for at den som varsler kan sende saken direkte til en ekstern part.

RANDI ELISABETH HOFF
Mobil: 93 25 93 72
E-post: randi@mittvarsel.no