Varsling om kritikkverdige forhold – din løsning på 1-2-3 Hvordan innfri krav i Arbeidsmiljøloven, GDPR og nye EU-direktiv?

Varsling om kritikkverdige forhold - din løsning på 1-2-3

pexels-fauxels-3184422
Hvordan innfri krav i Arbeidsmiljøloven, GDPR og nye EU-direktiv?
Med endringer i loven kreves det at du som leder må lese deg opp på regelverket for å kunne tilrettelegge for ansatte i egen virksomhet.
Som leder stiller du deg kanskje spørsmål om: 
  • Hvordan skal vi finne frem til våre etiske retningslinjer?
  • Hva er varslingsrutiner
  • Hvordan håndtere et varsel?
  • Hvordan formidle personsensitiv informasjon på en sikker måte?
  • Hvor skal jeg lagre en sak som innfrir krav i GDPR?
Her får du en oppskrift trinn for trinn og vi anbefaler deg å gjøre denne jobben i samarbeid med representanter for ansatte, som for eksempel tillitsvalgte og verneombud.

1.  Risikokartlegging:
Det første vi gjerne gjør er å kartlegge risiko for at kritikkverdige forhold kan oppstå i virksomheten. Dere kan gjerne sende ut en undersøkelse i organisasjonen for å kartlegge kjennskap til regelverk og om de ansatte opplever at ledelsen håndterer kritikkverdige forhold på en god måte. 
Når du har gjort en kartlegging vil du ha en oversikt over hvilke risiko det er for at ulike forhold kan oppstå i din organisasjon. Med denne oversikten kan dere bli enige om hvordan vi skal oppføre oss på arbeidsplassen, og da er vi over på etiske retningslinjer.
Vi har laget et forslag til en undersøkelse som kan bruke som utgangspunkt (eksisterende kunder av MittVarsel.no finner undersøkelsen under innstillinger i meny). Om du ønsker å få tilsendt forslag til undersøkelse, kan du sende en henvendelse til post@mittvarsel.no

2. Etiske retningslinjer: 
Vi er opptatt av å se på hvilke verdier som er viktige og riktige for oss. Våre retningslinjer sier noe om hva som er akseptabelt å gjøre eller ikke.
Tema kan være:

  • Privat bruk av virksomhetens eiendeler
  • Rusbruk
  • Maktforhold og utnyttelse av egen posisjon for å oppnå noe til egen fordel
  • Regler knyttet til mottak av gaver, middager og reiser
  • Mobbing

Når vi er enige om hvordan vi skal ha det på arbeidsplassen kan vi gå videre til utarbeidelse av varslingsrutiner.

3. Utarbeide rutiner for varsling om kritikkverdige forhold.
Nå skal vi beskrive hvordan ansatte kan varsle om kritikkverdige forhold, hvem som tar imot et varsel, om saksbehandling, om innsyn i sak, om å varsle anonymt, om tilbakemelding til varsler, om varslervern, kontradiksjon og vern av den omvarslede. Her må vi også huske at vi må forholde oss til Arbeidsmiljøloven, GDPR og for mange av oss, også til EU-direktivet. 

Arbeidstilsynet har laget et verktøy som er nyttig ved utarbeidelse av rutiner for varsling. Det er tilgjengelig på Arbeidstilsynets hjemmeside: https://arbeidstilsynet.no/varslingsrutinen/ .
Når dere har gått gjennom rutiner for varsling, vil det resultere i et word dokument som dere kan tilgjengeliggjøre for alle ansatte. 

Hvordan informere ansatte om etiske retningslinjer og varslingsrutiner?

  1. HMS/ Personalhåndbok
  2. Henge en varslingsplakat på veggen i fellesområde med QR-kode for varsling
  3. Informasjon på intranettside eller hjemmeside.
  4. Digital portal for varsling
  5. Alle digitale enheter

MittVarsel.no som portal for varsling:
MittVarsel.no er en portal for varsling om kritikkverdige forhold og inneholder blant annet: 

  • Flere språk.
  • Som kunde får du sin egen undersøkelse for å risikokartlegge, forslag til etiske retningslinjer og forslag til rutiner for varsling. 
  • Systemet ivaretar hele prosessen fra varsling, til kommunikasjon, saksbehandling, kategorisering og avslutning av saker. Du får tilgang til statistikk og logg. 
  • Du kan bruke interne og eksterne saksbehandlere. 
  • Kryptert kommunikasjon og lagring.

RANDI ELISABETH HOFF
Mobil: 93 25 93 72
E-post: randi@digitaliq.no