Få rutiner for varsling om kritikkverdige forhold på plass nå!

Få rutiner for varsling om kritikkverdige forhold på plass nå!

pexels-fauxels-3184299
Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med lover og regler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten og etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet. Det er et krav om at ledelsen skal utarbeide rutiner for varsling i samarbeid med representanter for de ansatte. Dette kan oppleves som en uoverkommelig oppgave, men det er mulig å bruke ferdig oppsatte system som hjelper dere å raskt komme frem til en god løsning som sikrer at alle parter blir fornøyde, samt at dere innfrir krav til rutiner for varsling om kritikkverdige forhold.Når rutiner for varsling er på plass skal alle som utfører arbeid i virksomheten kjenne til hva vi mener med kritikkverdige forhold i vår bedrift, hvordan man kan varsle, hvilke konsekvenser kan kan oppleve om man bryter regler, om GDPR, varslervern og gjengjeldelse med mer.


Risikokartlegging
For å komme i mål, bør du starte med å tenke på hvilke risiko vi har for at kritikkverdige forhold kan oppstå i vår bedrift? Det er også en fordel å kartlegge “ståa” i bedriften i dag. Kjenner de ansatte til hva vi mener med kritikkverdige forhold? Vet de om noe? Dersom de kjenner til forhold, har de varslet om det? Er de trygge på at ledelsen tar varsling på alvor? I løsningen til MittVarsel.no får alle kunder mulighet til å gjennomføre en kartlegging blant egne ansatte. En ferdig utfylt spørreundersøkelse kan sendes ut fra egen e-postløsning og administrator i systemet får alle svar samlet inn i systemet. Undersøkelsen kan også brukes som underlag i samtaler med representanter for de ansatte, eller som en del av en workshop med de ansatte hvor tema er “hvilke regler gjelder her hos oss”.

Etiske retningslinjer 
Når vi har kjennskap til hvilke risiko vi har for at kritikkverdige forhold kan oppstå i organisasjonen kan vi formulere våre etiske retningslinjer. Da får vi frem hvilken etisk standard organisasjonen ønsker å ha og hvilke handlinger som ikke aksepteres. Formålet er å holde på gode holdninger, riktig adferd, og unngå at kritikkverdige forhold oppstår. 
Etiske retningslinjer må gjøres kjent for alle som utfører arbeid i virksomheten, herunder faste, midlertidige, studenter og andre som er tilknyttet bedriften. I de etisk retningslinjer kan det også fremkomme konsekvenser som vil oppstå dersom man bryter virksomhetens etiske retningslinjer, lover og regler og etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet.MittVarsel.no har utarbeidet forslag til etiske retningslinhjer som kan tilpasses den enkelte virksomhet. De finnes på norsk og på engelsk, og om man ønsker flere språk, er det en enkel sak å implementere.

Rutiner for varsling
Når vi har kartlagt risiko og utarbeidet de etiske retningslinjene, må vi som ledere tilrettelegge for varsling om kritikkverdige forhold.Informasjon skal gjøres tilgjengelig for alle som arbeider for virksomheten. I rutinene må det komme frem hva som menes med varsling, hva man kan varsle om, til hvem, hvordan. Det bør informeres om varslervern, hvem som har tilgang til et varsel, hvordan et varsel formidles og lagres (i henhold til GDPR). Den som varsler har varslervern og kan kreve erstatning dersom han eller hun opplever gjengjeldelse. Det bør også opplyses om kontradiksjon og rett til innsyn.Så er det fint om ledelsen informerer om oppfølging av varsler underveis og i etterkant av saksbehandlingen. 

MittVarsel.no tilbyr en digital portal som ivaretar hele prosessen. 
Dette er en løsning som hjelper ledelsen og de ansattes representant å få på plass en god løsning på kort tid. De ansatte vil også føle at ledelsen virkelig bryr seg og at de ønsker å få kjennskap til kritikkverdige forhold slik at de får anledning til å stoppe det. Mittvarsel.no er tilgjengelig på flere språk. Systemet har løsning for risikokartlegging, forslag til etiske retningslinjer, forslag til rutiner for varsling, saksbehandling, opprettelse av dokument, mulighet for dialog, statistikk, opplasting av dokumenter, filer, bilder. Ledelsen kan velge om man vil tillate anonym varsling (hvor du kan ha dialog med varsler) Det er også mulig å bestemme bakgrunnsfarge og å laste opp egen logo. Om du trenger hjelp fra en ekstern saksbehandler kan du invitere inn en eller flere personer. Og når du ikke trenger dem mer er det enkelt å koble dem av.

Velge digital portal for varsling hos advokat eller ha systemet “inhouse”? 
Om du velger en digital portal for varsling hvor melding går direkte til en advokat, så er det viktig å bli enige om hvem som skal ha ha kontroll på informasjon, data som hentes inn og lagres, avklaring om dette er kritikkverdige forhold og hvordan en sak skal håndteres. Dere bør også avklare hvorvidt dere får med den digitale portalen dersom dere velger å flytte avtalen til en annen ekstern administrator. Om du velger å ha kontroll på egen portal kan du velge ekstern saksbehandler etter behov. 
Da kan du også tilrettelegge for at ansatte kan velge om varsel skal gå til intern varslingsgruppe, til en ekstern advokat eller til hovedverneombud (her er det flere valg) Med portalen MittVarsel.no kan en varsle via alle digitale flater, inkl. QR-kode som benyttes på varslingsplakat.

 

RANDI ELISABETH HOFF
Mobil: 93 25 93 72
E-post: randi@digitaliq.no