Prosess

Risikokartlegging
Som kunde i MittVarsel.no får du tilgang til en undersøkelse for å kartlegge om ansatte kjenner til om det foregår kritikkverdige forhold i organisasjonen, om de kjenner til regelverket, om de vet hvem de skal varsle til og om de er trygge på at at en sak vil bli håndtert på en god måte. I avdelinger med lærlinger har man et særlig ansvar for å se til at de har trygge arbeidsforhold og ikke utsettes for mobbing og trakassering.
Leder og representant for de ansatte kan vurdere hva som kan skje på forretningsreise og konferanser hvor ansatte representerer organisasjonen. Ved en risikokartlegging kan man tenke på hvilke fristelser som kan oppstå i forbindelse med handel, som for eksempel bytte av tjenester, fordeler, billetter til arrangementer, dyre middager, og gaver levert på arbeidssted eller på hjemmeadresse.

Etiske retningslinjer
Resultat fra risikokartlegging kan være grunnlag for å utarbeide de etiske retningslinjene. De skal si noe om hvordan vi skal oppføre oss i vår organisasjon .De etiske retningslinjene, skal sammen med normer og regler danne grunnlag for varslingsrutinene.
Du finner forslag til etiske retningslinjer i portalen MittVarsel.no, under ressurser i menyen.

Å tilrettelegge for gode varslingsrutiner
Neste del handler om å tilrettelegge for at ansatte og andre, kan varsle om kritikkverdige forhold. Organisasjonen skal utarbeide skriftlige varslingsrutiner som er tilgjengelig for alle som utøver arbeid for virksomheten. Rutinene skal gi informasjon om hva varsling er, om varslingsrett og varslingsplikt, samt fremgangsmåte for varsling. I varslingsrutinene bør det informeres om hvilken form for tilbakemelding en kan regne med å få. Det bør også komme frem informasjon om hvem som har innsyn og hvem som saksbehandler et varsel. Det kan også informeres om hvordan et varsel undersøkes, om dere har intervju med parter som er involvert eller om dere velge å bruke faktaundersøkelser.
Varslerens rolle:
Den som varsler har rett på varslervern, og arbeidsgiver plikter å sørge for at varsler ikke opplever gjengjeldelse fordi en har varslet.

Den omvarslede:
Varslingsrutinene skal opplyse om vern av den omvarslede og dens mulighet for å få informasjon om vedkommendes personopplysninger. Den omvarslede også rett på kontradiksjon, som vil si rett til å komme med sin versjon av hendelsene. .

Verneombudets rolle
Verneombudet skal ivareta både varsler og den omvarslede, og bør, så langt det er mulig ikke ta rollen som saksbehandler. Verneombudet skal i saker som omhandler mobbing, trakassering og rus, se til at ledelsen behandler saken på en skikkelig måte i henhold til varslingsrutinene.

Konsekvenser for den som har begått kritikkverdige forhold
I varslingsrutinene bør det informeres om konsekvensen for den omvarslede dersom det viser seg at det har blitt begått kritikkverdige forhold i strid med etiske retningslinjer, norsk lov, og normer og regler det er bred tilslutning til i samfunnet.

Et varsel er mottatt
Et varsel har kommet inn, og administrator eller saksbehandler kan undersøke varselet.
Den eller de som mottar varselet kan enten håndtere det selv, eller innhente kompetanse internt eller eksternt. Dersom varselet omhandler brudd på norsk lov, bør også politi kontaktes så tidlig som mulig. Sak bør deretter bero til politiet har behandlet saken, og eventuelt til dom er falt.

Undersøke varsel
Det første saksbehandler må gjøre er å lese innholdet i varselet. Om saksbehandler trenger mer informasjon fra varsler kan dialogfeltet i portalen brukes til å ha dialog med varsler. Når varsler har valgt å være anonym, vil det som regel ta noe tid å overtale varsler til å stå frem og tilkjennegi seg. Saksbehandler har da anledning til å få mest mulig informasjon gjennom chattefelt i varslingsportalen i MittVarsel.no
For å finne ut mer informasjon om saken, bør varsler, den omvarslede og eventuelt andre parter intervjues for å få en så detaljert beskrivelse av hendelsen som mulig.

I portalen MittVarsel.no vil du finne maler for:
– Intervju med varsler
– Intervju med den omvarslede
– Konklusjon

Å loggføre aktivitet
Saksbehandler kan loggføre aktivitet som hendelser tilbake i tid, e-post, møter, SMS med mer. Systemet loggfører automatisk hvem som har vært logget inn, sett på varslet og gjort endringer i saken.

Konklusjon
Etter at saken er tilstrekkelig undersøkt må saksbehandler konkludere om dette er et kritikkverdig forhold eller ikke. Dersom det er et kritikkverdig forhold, må det iverksettes tiltak, som skal sørge for at forholdet opphører. Den omvarslede får deretter informasjon om de konsekvenser dette medfører, i henhold til beskrivelsen i varslingsrutinene.
Saken kan deretter avsluttes, og varsler får informasjon om at saken er ferdig behandlet. Verken varsler eller andre ansatte i organisasjonen skal ha innsyn i saksbehandlingen.

Evaluering
Når saken er avsluttet, kan det være lurt å evaluere prosessen.
Var organisasjonen godt nok forberedt på å håndtere denne saken?
Var dette noe vi var oppmerksom på kunne skje når vi jobbet med risikokartlegging?
For å unngå et tilsvarende saker i fremtiden, kan vi oppdatere etiske retningslinjer og varslingsrutiner.

Arkivering
Når saken er avsluttes, bør den lagres på en trygg måte, der det kun er noen få som har tilgang til informasjonen. Samtidig et sted det kan være enkelt å finne saken igjen, som gjør at organisasjonen har oversikt over type varslingssaker. I MittVarsel er sakene lagret trygt og kun saksbehandler/administrator har tilgang. Kunder i MittVarsel.no får tilgang til statistikk som viser type saker, når og hvor i organisasjonen kritikkverdige forhold er meldt inn og behandlet.