Som god leder tilrettelegger du for varsling slik at kritikkverdige forhold ikke oppstår!

Så hvordan går du frem for å forebygge at kritikkverdige forhold oppstår?

Når du skal tilrettelegge for varsling, kan det være lurt å gjøre jobben trinnvis. Det er viktig å ha med representanter for de ansatte. Verneombud og tillitsvalgte er ofte gode ressurser i dette arbeidet.

1. Det første man bør gjøre er å kartlegge risiko for hva som kan oppstå av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Her kan du lage en undersøkelse blant de ansatte for å finne ut hva som allerede foregår på arbeidsplassen og om de har tillit til ledelsen når det gjelder å melde fra slik at de kritikkverdige forholdene opphører. Alternativt kan du som leder diskutere dette med representanter for de ansatte.
2. Når dere er enige om hva som er akseptabelt og ikke, skriver dere ned hvilke regler man skal ha på arbeidsplassen, normer og etiske retningslinjer. Det kan være en fordel å få frem konsekvenser dersom man bryter de skrevne regler.
3. I den tredje fasen dokumenterer dere hvordan en kan melde fra om kritikkverdige forhold.

Rutiner for varsling må være skriftlig og de skal være tilgjengelig for alle som utfører arbeid for arbeidsgiver. Varslingsrutiner bør også beskrive arbeidsgivers plikt til å verne den som varsler, verne den eller dem det varsles mot, om hvem som har tilgang til varselet og om kontradiksjon. Her må vi også tenke GDPR med tanke på formidling og lagring av personsensitiv informasjon. Varslingsrutinene skal være skriftlige og tilgjengelig for alle som utfører arbeid for virksomheten.

Hvordan kan den ansatte formidle informasjon om kritikkverdige forhold?

• Noen selskap velger å tilrettelegge for at den som varsler kan sende kryptert e-post som til mottaker av varsel. Man lagrer så all dokumentasjon på et sikkert sted.
• Noen har en postkasse som den ansatte kan legge brev i. 
• Noen har “åpen dør politikk” hvor den ansatte kan melde fra til nærmeste leder.
• Arbeidsgiver er forpliktet til å ta imot og undersøke anonyme varsler som kommer inn. Det betyr at man må kunne ta imot brev fra anonym varsler. Utfordring ved anonyme varsler er at man kanskje ikke får nok informasjon til å saksbehandle varselet.

Digital portal for å varsle om kritikkverdige forhold:

• Så kan dere vurdere om dere ønsker en digital portal for varsling. En fordel er at all aktivitet loggføres, dokumentasjon er kryptert, dere sørger for at uvedkommende ikke får innsyn i saksbehandling. Dokumentasjon lagres, og leder kan hente ut rapporter og statistikk. 
• Det er også mulig å ha dialog med anonym varsler.
• Dere som kunde kan “eie” portalen, saksbehandle internt der dere har kompetanse, og hente inn ekstern kompetanse ved behov. En fordel med å eie egen portal er at dere kan kan etter behov hente inn hjelp fra Bedriftshelsetjeneste i en sak som handler om arbeidsmiljø, fra en advokat i en annen sak, og en spesialist innen hvitvasking i en tredje sak.

En digital portal hos eksterne saksbehandler?

• En del eksterne rådgivere/ advokater og bedriftshelsetjeneste tilbyr digital portal og tar på seg rollen som mottaker og saksbehandler av et varsel. 
• Portalen vil da være i den eksternes eie, og dine ansatte kan melde fra om kritikkverdige forhold som foregår på sin arbeidsplass.
• Konsulenten/ advokaten/ bedriftsrådgiver eller bedriftshelsetjenesten kommer med en konklusjon til ledelsen om dette er et reelt kritikkverdige forhold eller om de anser det som er personalsak eller et avvik.
• Når man anser at dette kan være kritikkverdige forhold, vil de undersøke og granske for å kartlegge hva som har skjedd, før de konkluderer og kommer med forslag til løsning til den ansvarlige leder i bedriften som kan gjøre noe med saken slik at disse forholdene opphører. 
• Når man legger opp til store faktaundersøkelser kan det bli mye støy i organisasjonen, samt at faktura kan bli skyhøy!
• Det kan også bli en utfordring med å få overført historikk dersom dere velger å bytte samarbeidspartner eller at dere ønsker å bruke en annen type kompetanse i ved noen saker. 

Intern digital portal – En kombinasjon av intern og ekstern saksbehandling 

• Du som kunde “eier” din portal.
• Du kan så inngå avtale med med ett eller flere eksterne firma etter behov.
• En ekstern konsulent kan alternativt være er en del av varslingsgruppen i din organisasjon.
• Dersom en ikke ønsker at noen som er ansatt i selskapet skal lese varselet, kan den som varsler velge at det skal gå til en av de eksterne konsulentene som selskapet har knyttet til seg. Et eksempel er dersom varselet gjelder en av dem som er satt til å håndtere varsel. Da vil det føles tryggere å kommunisere med en som er utenfor eget selskap.

MittVarsel.no fra Digitaliq AS

• Vi i Digitaliq AS markedsfører MittVarsel.no som portal for varsling.
• Som kunde får du tilgang til undersøkelse for risikokartlegging, forslag til etiske retningslinjer og rutiner for varsling.
• Du kan velge hvem som skal saksbehandle, internt og/ eller eksternt.
• Du kan tilpasse tekst, logo, farger med mer i portalen.
• Du velger om det skal tilrettelegges for anonym varsling og du velger de språk du skal ha tilgjengelig i portalen.
• Som leder kan du hente ut rapporter og statistikk.
• MittVarsel.no er tilpasset Arbeidsmiljøloven. GDPR og personvernforordningen, samt nye EU-direktiv som trer i kraft i desember 2021.