Varslingsrutiner

I rutinene bør det komme frem 

• Hva som menes med varsling
• Hva man kan varsle om, til hvem og hvordan.

 I varslingsrutinene skal de ansatte oppfordres  til å varsle om kritikkverdige forhold. Varslingsrutinene skal inneholde informasjon om prosess for saksbehandling, herunder varslervern, kontradiksjon og hvordan et varsel formidles og lagres (i henhold til GDPR). For å trygge varsler kan ledelsen gjerne informere om oppfølging av varsler underveis og i etterkant av saksbehandlingen.  Når rutiner for varsling er på plass skal alle som utfører arbeid i virksomheten kjenne til hva som menes med kritikkverdige forhold i bedriften og hvordan man kan varsle. Videre hvilke konsekvenser man kan oppleve om man bryter regler, om GDPR, varslervern og gjengjeldelse. Når det er varslet om kritikkverdige forhold i virksomheten, skal arbeidsgiver sørge for at varselet innen rimelig tid blir tilstrekkelig undersøkt.Arbeidsgiver skal se til at den som har varslet har et forsvarlig arbeidsmiljø, og om det er nødvendig, skal arbeidsgiver sørge for tiltak for å forebygge gjengjeldelse.

Arbeidsgiver bør se til at følgende tre prinsipper overholdes:

• Konfidensialitet: Varslet skal håndteres konfidensielt, noe som innebærer ingen flere enn nødvendig skal kjenne til innholdet i varselet og identiteten til varsler. 
• Habilitet: Personen som skal håndtere varselet skal være habil, det innebærer at han/hun er upartisk og uten interesser i saken. Dette er viktig for at varselet blir håndtert på riktig måte. Dersom det blir varslet om personer som er i varslingsgruppen eller ledelsen, skal ikke de saksbehandle varslet. Det er mulighet for å bruke en ekstern part til håndtering av varslet dersom arbeidsgiver er inhabil. 
• Kontradiksjon: Personen det blir varslet om har rett til å få innsyn i personopplysningene som omhandler han/henne.. Dette innebærer at personen/personene som det blir varslet om har rett til å komme med sin versjon av saken. Arbeidsgiver skal sørge for at retten til kontradiksjon blir overholdt.